Skip to content
Huoneistotietojärjestelmän ruuhkat ja palvelun hitaus voivat vaikeuttaa edelleen uusien osakkeenomistajien osallistumista yhtiökokoukseen. Jos asunto on äskettäin vaihtanut omistajaa, osallistumis- ja äänioikeus on edellisellä omistajalla niin kauan, että uusi omistaja on merkitty huoneistotietojärjestelmään. Keskimäärin käsittelyaika on kahdeksan kuukautta. Jos on siis ostanut osakehuoneiston viime elokuussa, järjestelmän mielestä omistaja on usein yhä edellinen omistaja.
Vuoden 2024 kokemusten perusteella ongelmia voi kuitenkin vähentää. Isännöintiliiton mukaan viime vuonna kokouksia ja osallistumisoikeuksia paransivat muun muassa isännöitsijöiden aktiivisuus ja palvelualttius. Myös hiljentynyt asuntokauppa vähensi vaikeuksia. Myös yhtiökokouskutsuun liitetyt valtakirjat sekä asuntokaupan isännöitsijäntodistuksen kirjaukset helpottivat uusien osakkeenomistajien osallistumista.
Yhtiökokouksen kutsu lähetetään sille, joka on kutsujen lähetyspäivänä merkitty huoneistotietojärjestelmässä omistajaksi. Kun osakeluettelo on siirretty järjestelmään, ei isännöitsijä voi vaikuttaa osakeluettelon tietoihin, vaikka halua ja tarvetta olisikin. Vastuu järjestelmän tietojen päivittämisestä on Maanmittauslaitoksella.
Valtakirjalla kokoukseen,
Uusi omistaja voi kuitenkin osallistua kokoukseen ja käyttää äänivaltaansa, jos vanha omistaja on hänet valtuuttanut valtakirjalla. Valtakirjan ja tiedotteen sen käytöstä voi laittaa yhtiökokouskutsun liitteeksi.
Isännöitsijä voi myös merkitä huoneiston kauppaa varten annettavaan isännöitsijäntodistukseen muistutuksen rekisteröinnin hakemisesta ja käsittelyajan merkityksestä. Isännöintiliitto ei suosittele valtuutuksen antamista kauppakirjassa, koska valtakirja on liitettävä yhtiökokouksen pöytäkirjaan. Kaupanteon yhteydessä on kuitenkin luontevaa tehdä valtakirja uudelle omistajalle.
Maanmittauslaitokselle voi tehdä myös pyynnön hakemuksen kiirehtimisestä, joko puhelimella tai verkkolomakkeella. Asuntokauppa on perusteltu syy kiirehtimiselle. Näiden käsittelyaika on muutamia päiviä. MLL:n puhelinpalvelun numero on 029 53 1110. Se palvelee arkisin klo 9 – 16.15. Verkkolomake on MLL:n sivuilla maanmittauslaitos.fi
Vuonna 2024 arvioitiin, että Maanmittauslaitoksen osakkaat voisivat hallinnoida muun muassa yhtiökokouskutsun osoitetta verkkopalvelussa jo tänä talvena. Palvelun käyttöönotto on kuitenkin viivästynyt.
Osakkaiden yhteystiedot yhtiökokouskutsun toimittamiseen tulevat taloyhtiöille Maanmittauslaitokselta. Se puolestaan saa tiedot väestötietojärjestelmästä. Jos taloyhtiön osakkeenomistaja haluaa kutsun muuhun kuin väestötietojärjestelmässä olevaan osoitteeseen, on osoite ilmoitettava Maanmittauslaitokselle. Sinne on ilmoitettava myös kuolinpesien yhteystiedot, ulkomaalaiset osoitteet ja c/o -osoitteet.