Taloyhtiön huhtikuu

Taloyhtiön huhtikuu
Joissain taloyhtiöissä yhtiökokous on normaalisti pidetty maaliskuussa, ja huhtikuussa uusi hallitus on aloittanut toimintansa. Korona-aikana yhtiökokouksia on kuitenkin siirretty usein myöhemmäksi. Jos yhtiökokous on pidetty ja hallitus valittu, on hallituksen syytä sopia toiminnastaan.
Hyvä tapa olisi, jos edellinen ja uusi hallitus pitäisivät yhteisen palaverin. Siinä uudet hallituksen jäsenet perehdytetään taloyhtiön asioihin ja hallituksen toimintatapoihin.
Hallituksen vuoden toimintaa helpottaa, jos heti alussa tehdään selkeä työjärjestys ja työ- ja kokoussuunnitelma koko vuodeksi. Myös hallituksen jäsenten tehtävät on hyvä määritellä.
Hallitus valitsee jäsenistään yhden puheenjohtajaksi, ellei valintaa ole tehty jo yhtiökokouksessa.
Hallituksen työjärjestyksessä on hyvä sopia hallituksen kokouskutsujen aika ja tapa sekä kokouspaikka. Kokoukset kutsuu yleensä koolle puheenjohtaja, mutta tämäkin on hyvä päättää erikseen. Hallitus voi työskennellä muutenkin kuin perinteisen kokouksen kautta: voidaan pitää puhelin- tai nettikokouksia – näistäkin on hyvä keskustella ja päättää etukäteen. Vuoden aikana monet kokoukset ovatkin siirtyneet etäkokouksiksi.
Hyvää hallitustyötä ja viestintää on, että hallitus linjaa jo heti toimikautensa alussa, miten päätöksistä tiedotetaan osakkaille ja asukkaille.
Hallitus voi myös pohtia, sovelletaanko Isännöintiliiton Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositusta. Se löytyy tästä. Jos se otetaan käyttöön koko taloyhtiössä, päätös kannattaa tehdä yhtiökokouksessa.
Tulevaa työskentelyä helpottaa, kun hallituksen ja isännöitsijän tehtävät ja työnjako käydään läpi ja sovitaan mahdollisimman selkeästi. Uusien jäsenten on syytä tietää yhtiön strategia, jos sellainen on laadittu, sekä talouden periaatteet. Myös yhtiöjärjestys, korjaus- ja kunnossapidon vastuut sekä voimassa olevat sopimukset on syytä käydä läpi.
Konkreettinen suunnitelma yhtiökokousten päätösten toteuttamisesta on syytä tehdä.
Taloyhtiön, hallituksen ja jäsenten osaamista voi parantaa. Oman yhtiön asioita laajemmin asioihin voi perehtyä esimerkiksi Hyväksytty taloyhtiön hallituksen jäsen -verkkokurssilla. Kurssista vastaa Kiinteistöliitto. Jos taloyhtiön on liiton jäsen, kurssi on ilmainen. Lisätietoa löytyy tästä.
Tärkeää on ilmoittaa hallituksen jäsenten muutoksista kaupparekisteriin. Tämän hoitaa isännöitsijä.
Yhtiökokouksen päätöksistä on tarpeen kertoa osakkaille ja asukkaille. Tapoja on monia: asukastiedote jokaiseen asuntoon tai rappukäytävien ilmoitustauluille on perinteinen ja aika työläs vaihtoehto. Sähköisiä tapoja voi myös miettiä: viestinnän hoitaminen taloyhtiön verkkosivuilla täydentää hyvin paperista viestintää, ja on halpaa, nopeaa ja tehokasta – lisäksi tiedot ja tiedotteet säilyvät tallessa ja ovat löydettävissä.
Uuden hallituksen jäsenten kertominen asukkaille ja osakkaille, sekä yhteydenpidon tavat, on hyvä kertoa.
Jos yhtiökokous on myöhemmin, viime vuonna valitun hallituksen on hyvä pohtia hyvissä ajoin yhtiökokouksen järjestelyt: pidetäänkö etäkokous, ja missä kokoukseen voi osallistua fyysisesti. Turvamääräykset on syytä myös selvittää.